Logistiek & expeditie

Vervoerdersfacturen getoetst aan de kosten per zending

Leest elke factuur van vervoerders en agenten, koppelt die aan de zending en de opgeboekte kosten in CargoWise en zet elk verschil op een rij. Uw crediteurenafdeling keurt goed of betwist.

Wanneer

Zodra een inkoopfactuur binnenkomt

Systemen

Outlook

CargoWise

Excel

Modus

Controleert en zet klaar. Uw crediteurenafdeling keurt elke boeking goed

Probleem

Elke zending brengt facturen van rederijen, luchtvaartmaatschappijen, vervoerders, terminals en agenten, elk in een eigen opmaak en valuta. Iemand zoekt de zending op, vergelijkt elke post met het afgesproken tarief en de opgeboekte kosten in CargoWise en jaagt verschillen per e-mail na. Een post die niet klopt, wordt makkelijk ongecontroleerd geboekt of gemist.

Wat het doet

YP leest elke factuur, vindt de zending aan de hand van de referenties en vergelijkt elke post met het afgesproken tarief en de opgeboekte kosten in CargoWise. YP zet overeenkomsten en verschillen op een rij, elk gekoppeld aan de factuurregel en de zending, en zet een betwisting klaar voor elke post die niet klopt.

Factuurcontrole

Super Agent · YP

Koppelt elke vervoerdersfactuur aan de zending en toetst elke post aan het afgesproken tarief.

Bij elke factuur · 10 min geleden

Nu uitvoeren

Cognossementcontrole

Super Agent · YP

Toetst elk conceptcognossement aan uw verzendinstructies, factuur en paklijst.

Bij elk concept-B/L · 21 min geleden

Nu uitvoeren

Factuurcontrole

Factuur vervoerder INV-20981 · 11:32

Bezig

Factuur van de vervoerder gelezen

INV-20981.pdfOutlook

Elke post aan de zendingkosten getoetst

CargoWiseTariefafspraak.xlsx

Betwisting voor crediteuren opgesteld

Betwisting INV-20981Wacht op goedkeuring

Hoe het werkt

Zie precies hoe het werk wordt gedaan.

Het werk begint zodra een factuur binnenkomt. Een factuur van een vervoerder of agent in de crediteureninbox start de run, in elke opmaak of valuta.

Elke factuur wordt gekoppeld aan de zending in CargoWise. YP gebruikt de B/L-, container-, boekings- en jobnummers op de factuur, en facturen zonder match worden gemarkeerd.

Elke post op de factuur wordt gecontroleerd. Elke post wordt vergeleken met het afgesproken tarief en de opgeboekte kosten. Dubbele posten en posten zonder opboeking worden op een rij gezet.

Een post die niet klopt, wordt een conceptbetwisting. YP stelt de betwisting aan de leverancier op, en uw crediteurenafdeling verstuurt die.

Uw crediteurenafdeling beslist wat wordt geboekt en betaald. De afdeling keurt de boeking goed of verstuurt de betwisting. Niets wordt geboekt of betaald zonder akkoord van de crediteurenafdeling.

Het resultaat

Uw crediteurenafdeling keurt gecontroleerde facturen goed in plaats van ze met de hand te matchen. Verschillen gaan als klaargezette betwisting naar de leverancier, niet als gemiste post.

3 controles per post

Afgesproken tarief, opgeboekte kosten en dubbele posten

Betwistingen klaargezet

Voor elke post die niet klopt

Crediteurenafdeling keurt goed

Elke boeking en elke betwisting

Voor uw cijfers

YP toetst elke post op vervoerdersfacturen aan het afgesproken tarief en de opgeboekte kosten van de zending, zodat te hoge en dubbele posten worden afgevangen voordat u ze betaalt.

Zo draait het

Ontworpen voor enterprise.

Privé

Draait op uw infrastructuur. Tekeningen, prijzen, klant- en schadegegevens trainen nooit een model.

Uitlegbaar

Geen black box. Een AI-auditor controleert of elke taak is uitgevoerd zoals bedoeld en stelt verbeteringen voor.

Herleidbaar

Elke waarde is gekoppeld aan het document, de regel of het record waar ze uit komt. Elke stap wordt vastgelegd. Een vaste persoon keurt alles goed wat het bedrijf verlaat.